Dans le cadre de son dynamisme constant, Terrésens Vacances recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) service propriétaires pour un poste en CDI, situé à LYON 1ᵉʳ, à pourvoir dès que possible. 

Rattaché(e) à la Directrice relations propriétaires et syndics, et en travaillant en étroite collaboration avec plusieurs services du Groupe, vos missions principales seront les suivantes :

Gestion administrative, contractuelle et financière des propriétaires :

• Assurer la création, la mise à jour et l’archivage des fiches propriétaires et contrats dans les outils dédiés (GAIA, Resalys, datas) ;
• Suivre l’évolution des données liées aux contrats : coordonnées, RIB, baux, résiliations, modifications ;
• Gérer l’ensemble de la facturation liée aux contrats : loyers, charges, valorisation des séjours, refacturations diverses ;
• Participer à la gestion administrative des baux fixes : appels de fonds syndics, envoi à la comptabilité, contrats d’électricité ;
• Veiller à la bonne tenue des documents contractuels et à leur transmission aux propriétaires.

Coordination et communication interservices autour des résidences en exploitation :

• Préparer et envoyer les communications liées aux contrats : prises d’effet, documents disponibles, mises à jour ;
• Rédiger des réponses claires et pertinentes pour les équipes relations propriétaires ;
• Participer à la communication lors des lancements de résidences : guides, visios, coordination avec l’équipe projets ;
• Maintenir à jour le stock des résidences en exploitation et le partager aux équipes concernées ;
• Contribuer à la coordination interservices via les réunions régulières (hebdo, trimestrielles) et les échanges avec les pôles concernés.

Saisie occupations propriétaires :

• Saisir les périodes d'occupation propriétaires, suivre et mettre à jour les tableaux en mode collaboratif, préparer et envoyer les mailings.

Vous serez garant d’une gestion rigoureuse, fluide et conforme de la relation contractuelle et administrative avec les propriétaires, en veillant à la fiabilité des données, à la bonne circulation de l’information et à une coordination efficace entre les services.

Vous êtes diplômé(e) d’un Bac+2 à Bac+3 en administration ou en gestion, et vous disposez d’une première expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la gestion locative, de l’hôtellerie, des résidences, d’une centrale de réservation ou d’une agence immobilière. Vous avez une bonne compréhension des enjeux liés à la gestion locative et à la relation client.

Vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’un logiciel de gestion type CRM ou ERP (la connaissance de GAIA ou Resalys est un plus) et vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook.

Vous incarnez la bienveillance, la motivation et la bonne humeur, et vous vous distinguez par les qualités suivantes :

• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Rigueur dans le suivi administratif et le classement de documents
• Sens de la confidentialité et discrétion
• Bon relationnel et communication fluide
• Autonomie, esprit d’équipe et capacité à faire le lien entre les services
• Patience, sens de l’écoute et du service