Dans le cadre de son dynamisme constant, Terrésens Vacances recherche un(e) Assistant(e) relation propriétaires pour un poste en CDI, situé à LYON 1ᵉʳ, à pourvoir dès que possible. 

En tant qu’Assistant(e) relation propriétaires, vous êtes l’interlocuteur/trice privilégié des propriétaires, que ce soit pour les accompagner au quotidien ou assurer le lien avec les différents services internes. Vous contribuez activement à la bonne gestion administrative, relationnelle et comptable de leur dossier, dans un contexte dynamique et multi-résidences.

Rattaché(e) à la Directrice service propriétaires et relations syndics, et en travaillant en étroite collaboration avec plusieurs services du Groupe, vos missions principales seront les suivantes :

1. Gestion et assistance des propriétaires

• Répondre aux demandes des propriétaires (par mail et téléphone) concernant :
• Les termes de leur contrat
• Les périodes d’occupation
• Les charges et loyers
• Les services liés à l’exploitation de la résidence
• Saisir les périodes d’occupation propriétaires dans le logiciel Resalys.
• Maintenir à jour les outils de suivi en mode collaboratif (tableaux de bord, plannings partagés…).
• Préparer et envoyer les campagnes de mailings propriétaires.

2. Suivi administratif et relationnel

• Enregistrer les nouveaux dossiers propriétaires actés dans le CRM de l’entreprise.
• Assurer le suivi des sinistres en lien avec le service exploitation et les responsables de sites.
• Maintenir une communication fluide avec les syndics de copropriété :
• Participation aux assemblées générales (déplacements ponctuels à prévoir)
• Traitement des appels de fonds
• Collaborer avec les autres services pour organiser les pré-livraisons des nouvelles résidences.

3. Support au service comptabilité

• Participer à la préparation des loyers trimestriels et semestriels, en lien avec le service comptable.
• Assurer la mise en place et la gestion des flux de loyers dans le CRM.
• Aider à la vérification des données financières liées aux contrats propriétaires.

Vous êtes diplômé(e) d’un Bac+2 à Bac+3 en administration ou en gestion, et vous disposez d’une première expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la gestion locative, de l’hôtellerie, des résidences, d’une centrale de réservation ou d’une agence immobilière. Vous avez une bonne compréhension des enjeux liés à la gestion locative et à la relation client.

Vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’un logiciel de gestion type CRM ou ERP (la connaissance de GAIA ou Resalys est un plus) et vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook.

Vous vous reconnaissez si :

·         Vous êtes rigoureux(se) dans le suivi administratif

·         Vous avez le sens de l’organisation et savez prioriser

·         Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité

·         Vous êtes reconnu(e) pour votre bon relationnel et votre sens du service

·         Vous travaillez avec autonomie, tout en appréciant le travail en équipe

·         Vous êtes patient(e), à l’écoute et vous aimez rendre service